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Les notes de frais enregistrent les dépenses engagées pour le cabinet ou pour un dossier : déplacements, repas, indemnités kilométriques. Payés personnellement ou avec une carte société, les frais sont approuvés, puis remboursés et, s’ils sont rattachés à un dossier, refacturés au client.
- Les articles frais et les approbateurs sont paramétrés dans Paramètres Frais.
- Pour être remboursé, votre ressource est liée à un fournisseur.
- Ouvrez Mes notes de frais, puis choisissez Nouveau.
- Renseignez la date, l’article frais et, si le frais concerne un client, le dossier.
- Saisissez le montant, hors taxes ou toutes taxes comprises selon le paramétrage, ou la distance pour des indemnités kilométriques.
- Joignez le justificatif.
- Choisissez Valider : le frais part en approbation.
- Les frais refusés reviennent avec un motif : choisissez Modifier Frais refusé, corrigez, puis validez de nouveau.
- Un frais validé n’est plus modifiable dans la feuille : choisissez Rappel des frais pour le ramener dans votre saisie.
Les assistants et l’administration utilisent Saisie des frais pour saisir les frais de plusieurs ressources.